Was du von der Chef-Sekretärin lernen kannst | 5 hilfreiche Tipps für eine perfekte Organisation

Seit nun schon fast 20 Jahren arbeite ich als Chef-Sekretärin. Ich war und bin für Vorstände, Geschäftsführer oder Abteilungsleiter tätig. Und so unterschiedlich sie auch sind, eines haben sie doch alle gemeinsam: Sie wollen gut organisiert werden.

Jetzt möchte ich euch aber nicht erzählen, wie ich meinen Arbeitsalltag organisiere. Nein, zu meinen Aufgaben gehört auch immer mal wieder die Organisation einer Veranstaltung.


Familienfest, Weihnachtsfeier, mehrtägige Veranstaltung im Ausland oder einfach nur eine exklusive Party im kleinen Kreis?

Auch ihr habt solche oder ähnliche Veranstaltungen in eurem Privatleben. Und deshalb möchte ich euch heute hilfreiche Tipps geben, wie ihr wirklich jedes Event - vom Kindergeburtstag, über die Grillparty mit Freunden bis hin zur Silberhochzeit eurer Eltern - perfekt organisiert bekommt, ohne dass es in großem Stress ausartet.

Was du von der Chef-Sekretärin lernen kannst | 5 hilfreiche Tipps für eine perfekte Organisation


1. Die Vision:
Große Dinge werfen immer lange Schatten voraus, d. h.: Der Termin steht meist schon lange Zeit vorher fest. Prima - denn jetzt ist genau der richtige Zeitpunkt, um sich in Gedanken auszumalen, wie alles werden soll. Wo hat es dir mal gut gefallen und du hast dich wohl gefühlt? Oder was hat dir mal gut gefallen und du möchtest das auch gerne deinen Gästen anbieten? Recherchiere, lass dich inspirieren und hole dir Ideen, damit du dann am Ende eine Vision von deiner Veranstaltung bekommst!


2. Rahmenbedingungen festlegen und Plan B:
Du weißt jetzt durch Punkt 1, was du willst. In Punkt 2 entscheidest du, was du kannst und brauchst.
Jede Veranstaltung kann nur auf dem Niveau ihre Rahmenbedingungen organisiert werden. Dazu gehören vor allem deine finanziellen und räumlichen Möglichkeiten. Wenn du einen DJ engagierst wird das teurer, als wenn du deine Lieblingssongs aus einer Playlist laufen lässt. Wenn du 50 Personen einlädst, ist dein Zuhause vermutlich zu klein und du benötigst einen Raum oder eine andere Location. Und bedenke das Wetter! Eine Grillparty im Freien ist nur super, so lange es nicht in Strömen regnet. Also auch Alternativen berücksichtigen und einen Plan B haben, damit für dich alles so entspannt wie möglich wird.



3. Listen und Deadlines:
Durch die Punkte 1 + 2 weißt du nun, was du willst und was möglich ist. Jetzt legst du fest, was zu tun ist. Um mit der Organisation zu beginnen, schreibe dir Listen:

  • Gästeliste, damit du einen Überblick über deinen Bedarf erhälst
  • Einkaufsliste für Essen, Getränke, Deko
  • To-Do-Liste, damit du deine Aufgaben im Auge behältst
Und damit erst gar kein Stress aufkommt, setzt du dir für alles eine Deadline. Lege also fest, bis zu welchem Datum die Dinge erledigt sein müssen, damit alles passend und zeitig da ist. 
Dabei gilt der alte Spruch "Was du heute kannst besorgen, dass verschiebe nicht auf morgen." Denn es ist viel entspannter, wenn du schon frühzeitig Essen und Getränke, ein Zelt, einen DJ, Deko-Artikel, etc. bestellst oder reservierst und organisiert, als wenn man alles auf den letzten Drücker macht. Denn dann ist die Gefahr größer, dass man nicht mehr bekommt, was man möchte. Also hier auch wieder an Plan B denken.



4. Check, check und das gewisse Etwas:
Wenn man Dinge frühzeitig anfängt zu organisieren, geraten sie auch gerne mal in Vergessenheit. Nach dem Motto "aus den Augen, aus dem Sinn". Aber dafür hast du ja deine Listen. Checke von Zeit zu Zeit, ob alles so läuft, wie du es dir vorgestellt hast. Liegst du im Zeitplan und werden die Deadlines eingehalten? Sind die Rückmeldungen und Vorbestellungen bestätigt? Fehlt dir noch irgendetwas, an dass du vorher nicht gedacht hast? Sind vielleicht Vegetarier oder Kinder dabei? Jetzt ist noch Zeit für kleine Korrekturen und Alternativen! Und für das gewisse Etwas. Mit kleinen Gastgeschenken, Deo und Haarspray auf dem WC oder Aufmerksamkeiten für Kinder oder Hunde bleiben du und deine Veranstaltung in guter Erinnerung und dienen der/dem Nächsten vielleicht als Inspiration.



5. Entspanne dich und mach es dir bequem:
Whoop, whoop, die Sache läuft! Alles gut organisiert und geplant, kommt es entspannt und easy so, wie du es gewollt hast. Dass man selbst dabei trotzdem ein Nervenbündel ist und aufgeregt, ist völlig normal. Aber du kannst dich entspannen und tief durchatmen, denn du  hast die Kontrolle! Und jetzt läuft es. Damit du alles richtig genießen kannst, ist es auch wichtig, dass du dich wohl fühlst. Also ziehe dir etwas Bequemes an, in dem du dich wohl und gut fühlst. Nein, nicht die Jogginghose! Neue Kleidung sollte mindestens einmal Probe getragen sein, damit man ein Gefühl dafür bekommt. Die Strumpfhose sollte nicht rutschen, der Schlüpfer nicht kneifen, die Schuhe nicht drücken. Je wohler und entspannter du dich fühlst, um so mehr strahlst du das auch aus. Wenn du ständig mit deiner Kleidung oder deiner Frisur beschäftigt bist, dann ist das automatisch stressig. Und zum Schluss lächelst du dich im Spiegel an und sagst zu dir selbst: "Hey, es ist doch alles nicht so wichtig. Hauptsache, uns allen geht es gut!"


Ich versüße mir die ganze Organisation und Planung auch immer gerne noch mit kleinen Helferlein. Mit hübschen Accesoires und Arbeitsmaterialien macht alles ein wenig mehr Spaß. Meine gezeigten Notizbücher, Lesezeichen und Buttons sind von Momentsammler, dem kleinen DaWanda Shop von Nicole, in dem sie ganz bezaubernde Dinge anbietet. Schaut doch mal vorbei! Ihr findet Nicole auch unter Momentsammler auf Instagram!

Credit:Momentsammler

Credit: Momentsammler
So, nun können die Gäste kommen und die Party beginnen, oder?

Mal ehrlich, war das für euch hilfreich und interessant? Ich bin auf euer Feedback gespannt, denn das gehört zu einer guten Organisation auch immer dazu.

Ganz liebe Grüße,
Rahel

Bezugsquellen:
Notizbücher, Lesezeichen Feder, Buttons: Momentsammler
Planer: Blogger@Work